FAIRE LE MÉNAGE DANS SA BOITE OUTLOOK

Au fil du temps, le fichier PST d’Outlook, qui contient tous vos emails, vos contacts, vos notes et votre agenda, peut rapidement peser plusieurs Go et s’avérer extrêmement lourd et lent à manipuler.

Pour faire le ménage et alléger votre fichier PST afin d’accélérer Outlook, voici quelques petites opérations de maintenance très simples à connaître comme l’identification des messages les plus lourds, la suppression des éléments inutiles et la compression globale de votre boîte de réception.

Dans notre exemple, nous avons pu ramener notre boite de réception qui pesait plus de 1 Go …


… à un peu plus de 600 Mo soit un allègement de près de 40 % !

Contrôler la taille de sa boîte aux lettres

Avant tout de chose, il est utile de savoir exactement quelle est laconsommation d’espace disque de votre fichier PST. Outlook fournit des statistiques très utiles.

  1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Dans les versions 2010 et 2013, ouvrez l’onglet Fichier, cliquez sur Outils de nettoyage puis surNettoyer la boîte aux lettres. 

  2. Cliquez sur Afficher la taille de la boîte aux lettres. 

  3. Le programme vous donne alors la taille totale, ainsi que la taille de chaque sous-dossier. Cela permet de situer instantanément les sous-dossiers sur lesquels concentrer vos efforts de nettoyage. 

Contrôler la taille de sa boîte aux lettres

Avant tout de chose, il est utile de savoir exactement quelle est laconsommation d’espace disque de votre fichier PST. Outlook fournit des statistiques très utiles.

  1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Dans les versions 2010 et 2013, ouvrez l’onglet Fichier, cliquez sur Outils de nettoyage puis surNettoyer la boîte aux lettres. 

  2. Cliquez sur Afficher la taille de la boîte aux lettres. 

  3. Le programme vous donne alors la taille totale, ainsi que la taille de chaque sous-dossier. Cela permet de situer instantanément les sous-dossiers sur lesquels concentrer vos efforts de nettoyage. 

mer les pièces jointes les plus lourdes

Les pièces jointes que vous recevez sont stockées avec l’email, et finissent donc par occuper beaucoup de place. Or on reçoit fréquemment des publicités et des emails d’amis truffés de pièces attachées en PDF, PPT ou autres qu’il est inutile de conserver dans la base PST d’Outlook.

  1. Cliquez sur le menu Outils puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l’onglet Fichierpuis cliquez sur Outils de nettoyage puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. 

  2. Sélectionnez l’option Rechercher les éléments supérieurs à et saisissez dans le champ suivant la taille 1000 kilo-octets. Cliquez sur Rechercher. 

  3. Outlook affiche alors tous les emails pesant plus de 1 Mo. 

  4. Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne Taille pour trier les emails de sorte à ce que les plus lourds soient affichés en premier. 

  5. Double cliquez sur un email pour l’ouvrir et vérifier que vous avez vraiment besoin de le conserver. Vous pouvez supprimer la totalité d’un message et de ses pièces jointes en cliquant dessus avec le bouton droit. Choisissez la commande Supprimer. Notez que l’email ne disparaît pas de la liste, car il est placé dans le dossier Eléments supprimés que vous viderez par la suite. 

  6. Pour pouvez enregistrer les pièces jointes d’un message sur votre ordinateur et les supprimer ensuite de l’email reçu (vous ne conserverez alors que le mail qui n’est que du texte). Pour sauvegarder toutes les pièces jointes, cliquez sur le boutonOffice, sur Enregistrer-sous puis sur Enregistrer toutes les pièces jointes. 

  7. Sélectionnez les pièces-jointes à enregistrer et cliquez sur OK. Choisissez enfin un dossier où les enregistrer et cliquez surOK. 

  8. Maintenant que les pièces jointes sont enregistrées sur votre ordinateur, vous pouvez les supprimer de l’email et donc d’Outlook. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une pièce jointe et cliquez sur Supprimer. 

  9. La pièce jointe est alors supprimée de l’email. Recommencez l’opération pour les autres pièces jointes. 

  10. Fermez enfin le message et cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications. 

Vider les éléments supprimés

Après le nettoyage effectué à l’étape précédente, le dossier des éléments supprimés est forcément rempli de tous les gros emails effacés.

  1. Dans le menu Outils d’Outlook, cliquez sur Nettoyer la boîte aux lettres. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l’onglet Fichierpuis cliquez sur Outils de nettoyage puis sur Nettoyer la boîte aux lettres. 

  2. Cliquez par curiosité sur Afficher la taille des éléments supprimés pour avoir une idée du gain de place que vous avez ainsi généré. 

  3. Cliquez sur Fermer pour revenir à la boîte de nettoyage. 

  4. Cliquez alors sur le bouton Vider pour complètement éliminer les éléments effacés du fichier PST d’Outlook. 

  5. Confirmez l’opération par Oui. 

  6. Si des emails supprimés comportent des accusés de lecture, un avertissement s’affiche. Cliquez sur le bouton Non pour tout pour les supprimer sans avoir à les confirmer un par un. 

Vider le courrier indésirable

Si vous avez activé le filtrage de vos messages pour détecter et séparer les messages indésirables du courrier légitime, tout le SPAM se trouve dans le dossier Courrier indésirable. Pensez à le purger régulièrement, après avoir vérifié qu’un courrier légitime ne s’est pas glissé par erreur dans ce dossier.

  1. Dans l’arborescence des dossiers d’Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Courrier indésirable. 

  2. Choisissez la commande Vider le dossier « Courrier indésirable ». 

  3. Cliquez sur le bouton Oui. 

  4. Le dossier Courrier indésirable est maintenant vide. 

Compacter le fichier PST

Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez procéder au compactage du fichier PST afin de réduire une nouvelle fois son occupation sur votre disque dur et en mémoire lors de son utilisation.

  1. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Paramètres du compte. Sous Outlook 2010 et 2013, passez par l’onglet Fichierpuis cliquez sur Paramètres du compte. 

  2. Ouvrez l’onglet Fichiers de données. 

  3. Sélectionnez l’élément Dossiers personnels et cliquez sur Paramètres 

  4. Cliquez alors sur le bouton Compresser. 

  5. Une fois la compression terminée, cliquez sur OK puis sur Fermer. Vous pouvez alors vérifier les gains obtenus en contrôlant de nouveau la taille de votre boite aux lettres. 

 

Cette astuce vous est communiquée par
2014-11-25_170142

A propos micdec

I am a versatile engineer has retired and intense activity on the net, I maintains an openness of mind and some agility thereof. Contacts with persons younger than me motivate me and help me in this direction. Help my next in the best of my ability and knowledge is part of my most precious values as rewarding.
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2 commentaires pour FAIRE LE MÉNAGE DANS SA BOITE OUTLOOK

  1. j archige cet article et je compte bien m’y mettre, merci de nous informer de tout cela

    • micdec dit :

      Ce blog, a l’origine, me servait à expliquer pas a pas pour mes amis (et à leur demande) le fonctionnement d’un logiciel. Les demandes se sont taries depuis le basculement de nos blogs Windows Live vers Word Press.
      Ainsi j’ai poursuivi en sélectionnant et diffusant depuis des revues les logiciels qui me semblaient intéressants à conserver, toujours pour le petit cercle de mes Amis. C’est pour ça que je précise l’origine de mes diffusions quand je n’en suis pas l’auteur.
      Tu peut donc archiver ces billets de ton côté, il n’y a pas de copyright de ma part, seulement l’envie de partager des détails, des trucs et astuces intéressants.

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